PROSES PERENCANAAN

Pengertian Perencanaan

Sebelum manajer melakukan pengorganisasian,pengarahan atau pengawasan, manajer harus membuat proses perencanaan yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam proses perencanaan manajer harus memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang harus melakukannya. Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan pemutusan apa yang selanjutnya akan dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan pertimbangan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

Pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung kepada besarnya tujuan dan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Perencanaa jangka panjan tetap dibutuhkan untuk penarikan personalia, pengembangan teknik-teknik produksi. Manajer harus dapat memahami brbagai macam perencanaan-perencanaan yang ada, baik perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek dalam kerangka perencanaan keseluruhan.

Manajer puncak biasanya melakukan perencanaan-perencanaan jangka panjang dan strategi-strategi produksi. Manajer tingkat bawah merencanakan terutama bagi kelompok kerjanya dan untuk jangka pendek.

Aspek penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan, proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

Empat Tahap Dasar Perencanaan

1) Menetapkan tujuan atau serangkain tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan untuk organisasi atau kelompok keerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberd daya- sumber dayanya secara tidak efektif.

2) Merumuskan keadaan saat ini

Setalah menganalisa keadaan perusahaan, rencana dapat dirumuskan untuk merencanaka kegiatan lebih lanjut. Dalam tahap kedua ini memerlukan informasi keuangan dan data statistik.

3) Mengidentifikasi segala macam kemudahan dan hambatan-hambatan

Identifikasi hambatandan kemudahan diperlukan untuk mempermudah dalam proses pencapaian tujuan. Diperlukan juga segala macam factor ekstern dan intern yang membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah.

4) Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.

Tahap terakhir dalam proses perencanan meliputi pengembangan berbagai alternative kegiatan untuk pencapaiantujuan, penilaian, alternative-alternatif tersebut dan pemilihan alternative terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternative yang ada.

Alasan-Alasan Perlunya Perencanaan

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan.Perencanaan dilakukan untuk mencapai :

1) “Proterctive Benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

2) “Positive Benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat Perencanaan

Perencanaan mempunyai banyak manfaat.Sebagai contoh, perencanaan

1) Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

2) Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.

3) Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

4) Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

5) Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

6) Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.

7) Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

8) Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

9) Menghemat waktu usaha dan dana

Kelemahan Perencanaan

Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan.Beberapa diantaranya adalah bahwa

1) Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

2) Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

3) Perencanaan mungkin membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.

4) Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh hasil penyelesaian situasi individual dan penangan setiap masalah padasaat masalah tersebut terjadi.

5) Ada rencana-rencana yang diiukuti cara-cara yang tidak konsisten.

Meskipun perencanaan mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, manfaat-manfaat yang didapat dari perencanaan jauh lebih banyak.Oleh karena itu perencanaan tidak hanya seharusnya dilakukan, tetapi harus dilakukan.

Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya

Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya.Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiata manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

Pengorganisasian dan Penyusunan personalia

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi.Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi.Sebagai contoh, penyusunan personalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia.

Pengarahan

Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan.Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari factor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsure-unsur tersebut menjadi pengaruh.

Pengawasan

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat.Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.Pengawasan juga menjadi bagian dari rencana baru.Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya-sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi

Tipe-Tipe Perencanaan Dan Rencana

Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda.Cara penklasifikasian perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana perencanaan itu dilakukan.

Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana sebagai berikut :

1) Bidang fungsional,mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia.Setiap factor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda.

2) Tingkatan Organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula.Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada perencanaan satu satuan kerja organisasi.

3) Karakteristik-karakteristik (sifat) rencana, meliputi factor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif

4) Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.Semakin lama rentangan waktu antara prediksi dan kejadian nyata, kemungkinan terjadinya kesalahan semakin besar.

5) Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dan sebagainya.Perencanaan meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi.

Ada dua tipe utama rencana :

1) Rencana-rencana strategic (strategic plans)

Strategi adalah program umum yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.Strategi dapat juga didefinisikan sebagai pola tanggapan organisasi terhadap lingkungannya sepanjang waktu.Strategi menghubungkan sumber daya manusia dan berbagai sumber daya lainnya dengan tantangan dan resiko yang harus dihadapi dari lingkungan di luar perusahaan.

2) Rencana-rencana operasional (operational plans), penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategic akan dicapai.Ada dua tipe rencana-rencana operasional :

· Rencana sekali pakai (single use plans) adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang.Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah :

Program, Suatu program meliputi serangkaian kegiatan yang relative luas.Program menunjukkan (1) langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan, (2) satuan atau para anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah, dan (3) urutan dari waktu setiap langkah.

Proyek, Proyek adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program.Setiap proyek mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian.Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab personalia yang ditunjuk dan diberikan sumber daya-sumber daya tertentu dan batas waktu.

Anggaran, Anggaran (budget) adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu.Anggaran terutama merupakan peralatan pengawasan kegiatan-kegiatan organisasi dan komponen penting dari program dan proyek.

· Rencana-rencana tetap (standing plans), rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (modifikasi) atau dihapuskan.Wujud umum rencana-rencana tetap adalah :

Kebijaksanaan, Suatu kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan.Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat.

Prosedur standar, Kebijqaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci, disebut ‘prosedur standar’ atau ‘metoda standar’ atau sering dikenal sebagai ‘standar operating procedure’ (SOP).Suatu prosedur memberikan sejumlah intruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur.

Aturan, Aturan (rules atau regulations) adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.Aturan digunakan untuk mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya merupakan hasil kebijaksanaan yang di ikuti dalam setiap kejadian.

Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif

Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif.Pertama adalah penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya.Hambatan kedua, ada bukan didalam tetapi di luar perencana, yaitu keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya.

Hambatan pembuatan rencana efektif.Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi pertama dalam perencanaan, para manajer yang tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak mampu membuat rencana-rencana efektif.Ada sejumlah alas an mengapa banyak manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok/satuan kerja mereka, yaitu :

1) Kurang pengetahuan tentang organisasi.Para manajer tidak dapat menetapkan tujuan-tujuan yang berarti bagi satuan-satuan kerja mereka tanpa mempunyai pengetahuan tentang pekerjaan satuan kerja dan organisasi secara keseluruhan.

2) Kurang pengetahuan tentang lingkungan.Para manajer sering kurang memahami lingkungan eksternal organisasi, seperti pesaing, penyedia, lembaga-lembaga pemerintah, langganan dan sebagainya, sehingga menjadi bingung tentang arah yang diambil dan enggan menetapkan tujuan yang pasti.

3) Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif.Rencana-rancana dibuat tidak hanya didasarkan “pengalaman masa lalu” tetapi juga peramalan kondisi-kondisi di masa yang akan datang.

4) Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.

5) Biaya.Perencanaan memerlukan banyak biaya penggunaan sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia.

6) Takut gagal.Para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman terhadap keamanan jabatannya, penghargaan dan respak orang lain terhadap dirinya.Hal ini membuat para manajer enggan mengambil risiko dan menetapkan tujuan tertentu.

7) Kurang percaya diri.Bila para manajer kurang percaya diri mereka akan ragu-ragu menetapkan tujuan yang menantang.Manajer harus merasa bahwa mereka dan kelompok kerjanya atau organisasi mempunyai kemampuan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

8) Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternative.Para manajer sering sulit untuk menerima kenyataan bahwa mereka tidak dapat mencapai semua hal yang penting baginya.Sebagai hasilnya, mereka mungkin enggan menjadi enggan untuk membuat perusahaan terikat pada satu tujuan karena terlalu “menyakitkan” untuk menyingkirkan berbagai alternative lainnya.

Penolakan terhadap perubahan.Hambatan-hambatan yang telah dibahas di atas meliputi keterbatasan-keterbatasan dalam diri para perencana.Penolakan terhadap perubahan, di lain pihak, terjadi diantara para anggota organisasi baik para manajer maupun karyawan operasional yang harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan.

Berbagai cara mengatasi hambatan-hambatan.Manajer dapat mengatasi hambatan-hambatan perencanaan melalui penciptaan system organisasi yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaa, baik yang dilakukan manajer puncak maupun manajer tingkat bawah dan para karyawan bukan manajerial.Hambatan dalam diri para perencanaan dapat di atasi dengan memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual.